En cuanto a la organización de los eventos, Calendapp aconseja ‘innovar’, "el peor gancho es un evento igual a otros tantos a los que los interesados ya hayan acudido o estén pensando acudir. Lo ideal es encontrar, dentro de los intereses de cada compañía o marca, un contenido que sea novedoso, único, que cubra una necesidad que nadie más esté cubriendo".
El segundo consejo es ‘controlar el presupuesto’, "desde el inicio hasta el final, hay que tener controlada siempre la inversión. Sabiendo cuánto nos podemos gastar y en qué partidas y teniendo también muy claro desde el inicio el retorno de la inversión que pensamos obtener y cómo. Hay eventos en los que el ROI es intangible (notoriedad de marca, por ejemplo), pero hay otros en torno a los cuales que se pueden crear acciones que permitan ganar clientes o seguidores desde ya: vinculando la acción con un ‘Me gusta’ en Facebook, ofreciendo en el evento algún tipo de descuento para compras en los siguientes días, ofreciendo muestras gratuitas de producto, etc.
El tercero es ‘tener claro siempre quién es tu público objetivo’, "más gente no es siempre mejor. Hay empresas y marcas que no se dirigen al gran público. Una marca de coches de lujo, por ejemplo, no necesita crear un evento al que pueda acudir todo el mundo, necesita atraer a aquellos que realmente puedan comprar sus vehículos. Saber quiénes son tus potenciales participantes, saber cómo contactarlos y conseguir atraerlos es la base del éxito de cualquier evento".
El cuarto es ‘ayudar a sociabilizar a los participantes y tratar de viralizar’, "este consejo es útil, sobre todo, para aquellos eventos relacionados con el mundo de los negocios. Si organizas una conferencia sobre oportunidades de inversión en un país en vías de desarrollo y del mismo salen oportunidades de negocio para los participantes, estos volverán al siguiente que organices. Para ello es importante reservar espacios dentro de la jornada para lo sociabilización y crear actos que permitan acercarse entre sí a los participantes: ejercer con anfitrión presentándolos, crear etiquetas identificadoras con cargo y responsabilidad de cada uno, sentarlos en pequeñas mesas para un almuerzo, etc".
El quinto es ‘hacer un seguimiento’, "cuando acaba el evento no acaba el rendimiento que se le puede sacar. El retorno puede continuar en forma de comunicados de prensa sobre las conclusiones del mismo, envío de tarjetas de agradecimiento a los participantes más importantes, seguimiento de las relaciones hechas durante el mismo, anuncio de la próxima edición y de los temas que se tratarán, etc.".
La promoción de los eventos
El sexto consejo tiene que ver ya con la promoción de los eventos, que es ‘tratar bien a los participantes o expositores que puedan ayudarte a ganar público o dinero’, "i una recomendación de un participante o expositor o su presencia puede generarte mucho público o dinero, trátalo bien. Mándale una invitación personal, llámale por teléfono, invítale a comer para presentarle el proyecto…, hazle sentir importante para asegurarte su colaboración".
El séptimo es ‘un buen diseño es ya una buena promoción’, "si vas a insertar anuncios gráficos o en radio, si vas a crear un espacio para la acción en Facebook o en tu web, apuesta por un buen diseño y una comunicación clara. Una imagen que atraiga a tu público objetivo, que resuma el evento y deje claro los valores de la marca que lo organiza, que impacte, es siempre una garantía de viralización y, por lo tanto, de llegar a mayor número de personas".
El octavo es ‘elegir bien la red social en que te promocionas’, "no todas las marcas son iguales y no a todas les es necesario promocionarse en redes sociales masivas como Facebook o Twitter. Éstas son óptimas para marcas de consumo, de gran distribución, etc. Para marcas dirigidas a profesionales o a un sector muy concreto, lo ideal será promocionarse en redes sociales verticales o más específicas como Linkedin, Chictopia (moda), Instagram (foto), etc.".
El noveno es ‘utilizar otros canales de promoción online’, "no basta con crear un evento en una red social. Existen web específicas dedicada a la promoción de eventos. Si tu evento es de pago, contarás con muchos partners dispuestos a ayudarte a cambio de una parte de la entrada. Pero si es gratis también cuentas con muchos servicios, como Meetup, Seatwave, Eventbrite, Eventful, y otros.
Y el décimo es ‘promocionarlo directamente a tu público objetivo’, "hasta ahora no existía un buscador de eventos, de modo que la publicidad era el único modo de aparecer entre los eventos más destacados de web como las anteriores o en las redes sociales. Calendapp es el primer buscador de eventos. Localiza eventos en más de 10 fuentes distintas y los organiza de acuerdo a los intereses de los usuarios, facilitando así a las marcas llegar a su público objetivo más fácilmente".
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