El director general de BCD Travel España, Ignacio Asín, reiteró en su presentación la importancia de contar con una "fuerte política de viajes" como el inicio de un proceso que debe seguir paso a paso la empresa si quiere llegar a un ahorro en los costes de la gestión de los viajes de negocios.
Por su parte, el director financiero de BCD Travel para el Sur de Europa, Nuno Mota, también aportó algunas claves para reducir los costes administrativos de los viajes a través, por ejemplo, de la reducción de los costes financieros con la administración de un solo proveedor, que permitirá "reducir el número de pagos y los costes financieros asociados"; la facturación electrónica que "simplifica el proceso de facturación, puesto que sólo hay que facturar un solo proveedor y permitirá una reducción de papel"; y de una "interconexión de los sistemas del cliente y del proveedor de forma que se comuniquen unos con otros y compartan información administrativa", explicó Mota, quien concluyó que "el corporate travel permitirá en el área financiera obtener una importante reducción de costes y optimizar los recursos de los clientes, lo que finalmente se traduce en ahorro".
Posteriormente, el Director Multinational Account Management de BCD Travel para la región EMEA, Dan De Boeck, propuso algunas medidas para afrontar el alza que están experimentando las tarifas de las aerolíneas, las reservas de hotel o el alquiler de coches, por citar sólo algunos. De esta manera, De Boeck planteó como primera medida que la empresa debe "centrarse en el coste total del viaje punto por punto y considerar otros costes que se vayan añadiendo", planificar previamente el viaje y "buscar que se respete el programa de viajes", es decir, que realmente se aplique lo que se ha negociado desde un principio, explicó.
Estudio de American Express
El Head of Partnership Spain Comercial Card Spain de American Express, Leandro Ortega, recordó en su intervención los datos del estudio elaborado por American Express y la consultora A.T. Kearney sobre 66 multinacionales europeas, para reducir los costes de los viajes a través de las "buenas prácticas". De esta manera, reiteró que las empresas europeas pueden ahorrar hasta 323 euros por viajero y año mediante la aplicación de mejores prácticas y la automatización de los procesos de gestión de sus viajes corporativos.
Igualmente, Ortega destacó algunas propuestas planteadas por este estudio para la reducción de costes como la aplicación de políticas de viajes y procesos de implantación bien definidos e informar sobre los mismos con regularidad, realizar un trabajo conjunto con los proveedores y aprovechar las capacidades para optimizar los procesos y conseguir los máximos beneficios. También, invertir en automatización y conseguir un alto porcentaje de uso de las herramientas y utilización del sistema, centralizar las actividades administrativas en un centro de servicios compartido y subcontratar las operaciones de administración que no sean esenciales.
