Hoy día, resulta inimaginable la celebración de un evento sin que el Palacio que lo alberga cuente con una nutrida red de telecomunicaciones para que los delegados estén en contacto permanente con sus sedes. Las nuevas herramientas tecnológicas se han convertido en un importante apoyo a la hora de enriquecer las presentaciones, haciendo uso de diversos mecanismos audiovisuales destinados a tal efecto. Sin embargo, ¿pueden estas tecnologías amenazar el concepto de celebración de reuniones, tal como se conocen en la actualidad, sustituyendo la asistencia presencial por las multiconferencias en tiempo real?.
Se trata de un debate que lleva gestándose durante un largo periodo de tiempo. Para el presidente de la AIPC, quienes abogan por las reuniones "virtuales" parten de conceptos como el "ahorro de tiempo y de dinero en viajes y alojamientos", para justificar el desarrollo de reuniones" remotas". Sin embargo, para Hirt, estos conceptos se apoyan en la confusa idea de que un evento sólo sirve para "escenificar lo que previamente se ha concertado por otros medios", como Internet, el teléfono, el fax., etc.
Sin embargo, este criterio reduccionista deja a la propia reunión en una posición secundaria, meramente de contenido. Algo que negaría entonces una de las bases fundamentales de todo evento: "la interactividad", como señala Hirt. Para el presidente de la AIPC, una reunión es "algo más de lo que se puede llevar a cabo a través de un monitor de televisión instalado en cualquier parte del mundo". "Los delegados", continúa, "construyen en estos actos una serie de relaciones personales y profesionales que difícilmente se producirían online".
Al mismo tiempo, no se trata únicamente de la interacción entre los propios asistentes y el escenario donde se organiza. El conocimiento de un nuevo destino, junto al tiempo de ocio durante el evento, también implican cierta "desconexión" de las rutinas del asistente, redundando en su productividad y, por ende, en la de la empresa o institución que representa.
Unas herramientas de las que aprovecharse
Lejos de amenazar, "a la vez que las nuevas tecnologías van mejorando", subraya Hirt, también lo irá haciendo el valor añadido que proporcionan a la celebración tradicional de reuniones. "En un mundo cada día más impersonal como en el que vivimos, el valor de las relaciones interpersonales se va a convertir en un importante razón de ser para la celebración de congresos", apunta el presidente de la AIPC.
Para Hirt, el ‘efecto llamada’ de las nuevas tecnologías no se está dando en términos de competencia, sino de coexistencia para "apoyar y enriquecer" la reunión tradicional. Un uso que irá mejorando y ampliándose en el futuro y del que "todos podamos beneficiarnos", asegura.
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