2023 viene marcado por las consecuencias que estamos padeciendo tras los factores socioeconómicos derivados de la crisis del COVID-19 y del conflicto ruso-ucraniano. Igual que en el resto de sectores, el primer reto que tendrá que asumir el business travel este año es la inflación y el aumento de los precios: los viajes de negocios no iban a ser una excepción.
Los consumidores ya se pueden notar los efectos en este sector, y es que las compañías más previsoras están siguiendo una política de acopio, tanto de combustible como de nuevos aviones, para evitar fluctuaciones futuras en los costes, lo que se acaba traduciendo en un aumento de los precios para el consumidor.
Desde una perspectiva de la gestión empresarial, resulta necesario frenar gastos innecesarios y acelerar la digitalización de las empresas.
Lo cierto es que los viajes de negocios mantienen su estabilidad y actividad constante. De hecho sigue en aumento y se prevé que así siga. Así queda reflejado en el estudio elaborado por GEBTA y Braintrust bajo el nombre ‘2025, una mirada al futuro en los viajes de negocios’.
Los viajes de las empresas españolas llevan 8 años creciendo de forma ininterrumpida y en la actualidad mueven un total de 12.500 millones de euros
Según este estudio, los viajes de las empresas españolas llevan 8 años creciendo de forma ininterrumpida y en la actualidad mueven un total de 12.500 millones de euros. Sin embargo, la inflación afecta a este crecimiento constante, por ello las empresas buscan cada vez más soluciones digitales que les permitan mantener la actividad de los viajes pero a la vez no resulte un gasto de gran impacto para la actividad empresarial diaria.
Por este motivo, cada vez las compañías optan más por introducir herramientas de control de gasto que simplifiquen y reduzcan los gastos que suponen los viajes corporativos. Como contar con una Travel Management Company (TMC) como BizAway, resulta clave para reducir el gasto empresarial. Esto es así porque las TMC son empresas especializadas en la gestión de viajes corporativos que cuentan con grandes diferencias respecto a las agencias tradicionales: no sólo se encargan de gestionar las reservas, sino que también las realizan de acuerdo con la política de viajes de la compañía, negocian las tarifas (aéreas, hotel o alquiler de vehículos), gestionan los costes y facturan de forma personalizada.
Más allá de una reducción económica, lo cierto es que sus beneficios impactan también de forma directa en el equipo humano, todo ello gracias a la organización y anticipación. Contar con una TMC reduce de forma notable la factura:
Las plataformas tecnológicas para los viajes de negocios cuentan con todas las herramientas y servicios necesarios. Ya sean vuelos, alquiler de coches o habitaciones de hoteles, las agencias de viajes digitales cuentan con la opción de centralizar todas estas posibilidades. De esta manera, gracias a plataformas como BizAway puedes encontrar todo aquello que necesitas en un viaje de empresa en un mismo lugar sin tener que ir web por web.
Ahorro de tiempo
Reducir los costes económicos de una empresa, en muchas ocasiones, viene precisamente de focalizar la productividad en la actividad y destinar el menor tiempo posible a realizar tareas que se alejan de las del perfil en cuestión. Contar con una agencia de viajes corporativo digital permite a los empleados poder centralizar todas las reservas y gestiones que requiere la organización de un viaje en una misma herramienta.
Ahorro respecto el precio del mercado
Paralelamente a la reducción del tiempo de gestión, que ya implica un ahorro económico en sí misma, contar con una Travel Management Company supone también una disminución directa de los costes de los viajes corporativos.
Esto se debe a los acuerdos existentes entre las agencias de viajes corporativos con operadores de primer nivel como sucede con Renfe junto a BizAway o bien con grandes cadenas hoteleras e incluso empresas de alquiler de coches. Sin duda alguna, esta relación entre agencia y operadores, permite al usuario de una empresa ahorrar económicamente.
Flexibilización de los procesos
La improvisación y la espontaneidad son dos factores que determinan los viajes, pero más aún los viajes de negocios. Por ello resulta imprescindible contar con mecanismos que permitan la cancelación y que a su vez supongan un retorno de la inversión destinada al viaje. De este modo podemos controlar de forma precisa los gastos empresariales pero a su vez garantizar un retorno a la hora de cancelar el viaje en cuestión.
Fin de los traspapelados
Mantener un control íntegro de los gastos que se van produciendo con cada reserva, resulta clave para no aumentar el presupuesto previsto. Por ello, las agencias de viajes digitales permiten cuadrar las cifras, a tiempo real, de los gastos derivados de los viajes de negocios, así como el generar informes de gastos de manera automática para que elimines de tu vocabulario expresiones como «se me ha traspapelado la factura».
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