Lorenzo, en su intervención, ha comentado algunas recomendaciones para convocar un concurso, como la selección de todas las partes decisoras involucradas desde el principio del proceso para la validación del objeto, condiciones y presupuesto asignado al concurso; evitar que el objeto del concurso sufra alteraciones graves durante el proceso de selección de agencia o de ejecución del proyecto; que las agencias tengan un conocimiento claro de los parámetros a evaluar, así como el peso de los mismos; o los plazos de ejecución, el proceso de homologación o el número de proveedores.
La presentación, selección y negociación de proveedores debe tener un valor
Posteriormente, se ha centrado en la información que se da en el briefing, que tiene que ser lo suficientemente clara para que provoque que las propuestas estén basadas únicamente en los requerimientos solicitados. Asimismo, la entrega de la información a los participantes debe ser útil e igual para todos. En esta parte, la guía contempla la posibilidad de remunerar una parte de la elaboración de las propuestas para cubrir costes externos.
En el proceso de presentación de propuestas, Carlos Lorenzo ha enumerado algunas recomendaciones, como que las ofertas estén ajustadas al presupuesto y al briefing y adaptadas a las estrategias y objetivos de cada cliente; que los presupuestos de las agencias sean claros, transparentes y debidamente desglosados; tener en cuenta el valor añadido real del trabajo; valorar la creatividad; la presentación, selección y negociación de proveedores debe tener un valor; la defensa presencial de ofertas; y establecer sistemas de pagos y cobros según usos y costumbres.
Adjudicación del proyecto
En cuanto a la adjudicación del proyecto, la guía establece, según Lorenzo, que el criterio de adjudicación tiene que ser claro y transparente e informado previamente; que hay que comunicar a los no adjudicatarios los motivos de la decisión y los puntos favorables y desfavorables de su propuesta; que no se pueden utilizar los proyectos descartados; y tener un respeto a normas del briefing, entre otras recomendaciones.
Por último, el directivo de AEVEA ha expuesto algunas labores a realizar tras adjudicarse un proyecto, como trabajar bajo criterios de seguridad jurídica reflejados de manera contractual; respetar bidireccionalmente los acuerdos de confidencialidad y de protección de la propiedad intelectual, así como sobre la información sensible de compañía y agencias; generar una política de pagos sostenible para ambas partes; o aplicar los sistemas, procesos y herramientas de evaluación y validación de resultados del evento.
