"Un congreso trae enormes ventajas a la comunidad profesional que lo convoca y a la ciudad y al país que lo organiza", señala la Asociación. Es por ello por lo que da mucha importancia a la presentación de candidaturas porque es en este proceso en el que, por ejemplo, un capítulo de una asociación internacional "puede demostrar cómo puede trabajar con una amplia gama de profesionales, proveedores y socios, así como también su capacidad para organizar un evento de calidad mundial".
Además, IAPCO advierte de que ante un momento en el que la economía internacional está cada vez más globalizada, y en la que la competencia para acoger reuniones internacionales es intensa, "pueden pasar décadas antes de que un país o una ciudad consiga otra oportunidad para acoger una reunión de una asociación internacional". De ahí la importancia de presentar una buena candidatura en cada momento.
En la preparación de una candidatura, afirma IAPCO, es fundamental la colaboración entre las instituciones gubernamentales, el Convention Bureau local y el OPC que vaya a organizar el evento. Además, comenta que el presentar candidaturas es costoso, por lo que hay que realizar una investigación previa para realizar las acciones apropiadas para conseguir ganar el congreso cumpliendo los requisitos del mismo.
En este sentido, la Asociación que preside Semprebene comenta que los aspectos que se deben tener en cuenta a la hora de preparar la candidatura son los lugares donde se realizaron los últimos congresos de la asociación internacional, los lugares confirmados para los congresos futuros y la frecuencia de los mismos. De esta manera, se podrá obrar en consecuencia para ofrecer lugares distintos y atractivos para los asistentes.
Colaboración de todos los sectores
Asimismo, IAPCO indica que el comité de candidatura lo deben componer los líderes de las asociaciones locales, un OPC experimentado, representantes del Convention Bureau local y representantes de la compañía aérea ‘oficial del congreso, del lugar sede del evento y de patrocinadores significativos.
Todo el esfuerzo anterior se justifica, según IAPCO, por los numerosos beneficios que aporta un gran congreso internacional, como son el intercambio de información y cooperación y las oportunidades de negocio para la comunidad profesional, el gasto de los asistentes en tiendas, restaurantes y hoteles, y la exposición de la ciudad a nivel internacional, el conocimiento de los participantes sobre la ciudad y la promoción ‘boca a boca’ de éstos en sus lugares de origen.
La guía Bidding for a Congress se puede conseguir en la página web de IAPCO (www.iapco.org), en la sección de publicaciones.
