Así se refería el Consistorio en su comunicación a los ciudadanos de Ávila: "El Ayuntamiento de Ávila hace un llamamiento a los abulenses para que el próximo día 13 de enero, miércoles, a partir de las 12:30 horas, acompañen a sus Majestades los Reyes de España, Don Juan Carlos y Doña Sofía, a su llegada al Palacio de Congresos, en el que presidirán el acto de inauguración del mismo".
Para que los que lo deseen y quieran acompañarles a la entrada del Centro de Congresos, se ha habilitado una zona especial en la que podrá estar el público recibiendo a los Reyes junto al edificio. Se trata de una zona que estará especialmente acordonada para la presencia del público, en el acceso principal al palacio.
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