La Unidad de Apoyo del Ministerio de la Presidencia del Gobierno español, creada al efecto, es la encargada de establecer una agenda, para coordinar las reuniones multilaterales entre los ministerios españoles y sus homólogos del resto de países comunitarios implicados; que se desarrollarán en las salas que se han habilitado en el recinto ferial de Ifema y que tendrán actividad a lo largo de este primer semestre prácticamente durante todos los días laborables y algunos fines de semana.
La mayoría de las reuniones de mayor nivel, incluidas las ministeriales, se desarrollarán en la Sala Oriente, situada en el Pabellón 12. El resto de áreas próximas a ésta, se destinarán a actos de prensa y convocatorias de seguridad, acreditación, bilaterales, personal de apoyo, intérpretes, así como para albergar sendas oficinas del Ministerio del país organizador y de la Unidad de Apoyo.
Entre los encuentros que se han desarrollado hasta el momento en el Módulo Permanente de la Unión Europea, destacan el que protagonizaron altos funcionarios de los ministerios del Interior de la UE y de Estados Unidos, el 11 y el 12 de enero pasados, y el encuentro de directores generales de Energía, que tuvo como fin preparar las conclusiones sobre el Plan de Acción de Energía 2010 – 2012, el 21 de enero.
