En este sentido, han señalado desde el palacio, juegan un papel fundamental las nuevas tecnologías, que permiten digitalizar trámites que hasta hace poco requerían de la utilización de un importante volumen de papel. En lo que respecta a gestiones habituales de oficina y tareas administrativas, se ha implantado un sistema para la recepción electrónica de faxes, se fomenta al máximo el uso del correo electrónico y se insiste en el escaneo sistemático del mayor número de documentos posibles, con el objetivo de sustituir el almacenaje físico (archivadores o carpetas) por el digital, ahorrando con ello gran cantidad de material.
Asimismo, desde 2009, el recinto cuenta con una Intranet que permite agilizar las tareas y poner a disposición de los usuarios todos los archivos y documentos necesarios para la realización de las tareas habituales, como por ejemplo hojas de contratación o papelería institucional. Además, a partir de este año, Fycma adquirirá exclusivamente equipos capaces de imprimir a dos caras, una modalidad que se hará extensiva a todos los documentos generados por el recinto. Junto a ello, el palacio trabaja ya por implantar la facturación electrónica en todos los procesos, un objetivo que se alcanzará a más largo plazo debido a que su estandarización en organizaciones y empresas está en una fase muy inicial aún.
Comunicación y ‘marketing’
Por otra parte, el ahorro de papel alcanza también a los aspectos vinculados con la comunicación corporativa, el marketing y la comercialización. En este sentido, se apuesta por los soportes de promoción online, tales como newsletters o la red social Facebook. Al respecto, cabe recordar que desde 2008 la memoria anual del recinto se distribuye en formato electrónico y se pone a disposición de todos los ciudadanos a través de la web www.fycma.com, al igual que se hará con la memoria 2009, cuya elaboración se está finalizando.
Estas actuaciones se enmarcan a nivel global en la gestión de la Responsabilidad Social Corporativa (RSC) del Palacio de Ferias y Congresos de Málaga, que además del respeto al medio ambiente, incluye la implantación de sistemas de calidad y de accesibilidad, de forma que se ofrezcan productos y servicios de la máxima calidad a disposición de cualquier usuario, independientemente de sus capacidades.
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