El 5º World ATM Congress reunió en Ifema a unas 7.600 personas, aumentando considerablemente la asistencia desde que llegó a Madrid en 2013 —y seguirá por lo menos hasta 2022— este encuentro de transporte aéreo con 5.000 personas. Smara Iglesia, responsable de Conference Studio, ha destacado que «cuando conoces un congreso desde su nacimiento, sus problemas, estás más capacitado para mejorar en cada edición. Es un congreso de networking, con un ambiente muy festivo, y tienes que ofrecer un servicio muy bueno para que todo el mundo esté contento».
En este sentido, para esta edición del congreso hubo un cambio de organización de Ifema para asegurar una buena cobertura Wi-Fi y un servicio técnico que garantizara todas las necesidades del evento. Así, durante el ATM crearon un equipo importante especializado en Wi-Fi al servicio del cliente. «Contábamos con cinco técnicos durante el congreso, con una cobertura increíble; cada vez que un stand tenía un problema, estaban ahí. Además, instalaron una oficina temporal junto a nuestra secretaría técnica y se podían localizar fácilmente en cualquier momento», ha señalado Iglesia.
También reforzaron las necesidades eléctricas durante el congreso. Ifema triplicó los servicios del equipo eléctrico durante el evento, asegurando que no hubiera ningún problema. Reforzó el sistema de incidencias, supervisó que todas las certificaciones estuvieran en regla, reforzó el personal cualificado, etc. Smara Iglesia ha comentado que «es un congreso con muchas pantallas y tecnología; si te falla el Wi-Fi o la electricidad, tienes un problema grave. No olvidemos que en el congreso se firman acuerdos y se hacen negocios de millones de dólares».
Unión de congreso y feria
Para mejorar el networking entre los asistentes, se unificó el congreso y la feria que tradicionalmente estaban más separados, con la intención de dar vida y maximizar el tráfico en la zona expositora. Para ello, diseñaron teatros abiertos, jornadas de formación en la misma zona de exposición. Era tan importante facilitar las sesiones de formación y comunicación que improvisaron un popup theatre, al ver un día que había demanda de más sesiones para el día después, «en una plaza destinada para el lunch improvisamos una ponencia; reorganizamos el mobiliario, montamos la señalética, durante el mismo congreso», ha afirmado Iglesia. Un aspecto que justifica esta importancia es el carácter técnico de esta industria, y el interés para los expositores de demostrar sus conocimientos, su valor añadido. De hecho, además de los mini teatros que la organización monta en la zona de exposición, muchos expositores montan sus propios espacios formativos.
A nivel de sonido, el teatro principal (Delegate Theatre) contaba con un sistema con cortinas insonorizadas, mientras los espacios en el mismo show floor utilizaban un sistema de sonido que concentraba el sonido hacia el público, para limitar la polución sonora del resto del evento. «Es fundamental para crear un congreso interactivo, donde la gente puede hacer de todo y la asistencia en los teatros aumenta, esto motiva a que los stands quieran mejorar en estética, y esto repercute en la imagen del hall, imprescindible para captar la atención de los congresistas», ha destacado Smara Iglesia.
El trato personal
El trato personalizado durante los congresos sigue siendo un reto. Conference Studio quiso cambiar el concepto tradicional de azafata por un personal que más allá de orientar y sonreír, llegara al asistente con más cercanía, interactuando con ellos, comprometiéndose desde su llegada con una actitud proactiva. Incluso cambió el uniforme tradicional de azafata por un atuendo más corporativo e informal. «Hacer sentir al congresista como en casa; explicarle la app del congreso o los horarios de las sesiones en su idioma es un punto a nuestro favor», ha señalado Iglesia. Otra de las novedades fue recibir a los asistentes en la entrada con un café, el daily del congreso y una sonrisa, una manera distinta de comenzar la jornada con una actitud más positiva.
